Não é incomum encontrarmos pessoas falando sobre produtividade, especialmente em âmbito profissional. Mas você sabe o que é isso?
A resposta, na verdade, é bem simples, uma vez que isso representa ter controle de seus horários e otimizar o tempo gasto em cada atividade exercida ao longo do dia.
Porém, para explicar melhor a importância da produtividade e como aplicá-la na prática, convidamos a nossa Beyounger Larissa Cunha, Product Owner de Processos e Agilidade.
Venha conferir tudo o que ela disse sobre o tema nesse post, incluindo dicas, métodos e como conciliar diferentes tarefas no mesmo dia.
O que significa ser uma pessoa produtiva?
“Ao contrário do que muitos falam em palestras de alto rendimento ou livros cujo objetivo é transformar pessoas em máquinas com grande nível de entregas, ser uma pessoa produtiva não é apenas fazer o dobro na metade do tempo. É fazer o dobro, na metade do tempo, da melhor maneira possível e com o maior nível de qualidade alcançável.”, conta Larissa.
Ela diz também que se alguém se considera produtivo, mas entrega atividades que necessitam de constante retrabalho, ou precisa de um longo tempo para se recuperar depois do fechamento de uma tarefa, a ponto de comprometer seu planejamento, então não há produtividade: “você apenas está fazendo coisas rápido e não é esse o objetivo.”
“Produtividade significa usar seu tempo disponível para executar determinada atividade de maneira inteligente e estratégica. Cada tarefa requer um tipo diferente de “inteligência” para ser entregue e, com isso, você precisa conhecer a ferramenta que mais se encaixa nas suas necessidades. Esse é o segredo!”
A produtividade e a rotina
Se a produtividade está relacionada com a execução de tarefas, como ela afeta nossa rotina na prática? Larissa conta que, em uma rotina mais produtiva, você será capaz de ter mais tempo livre para se dedicar àqueles projetos que estavam na gaveta, mas que você sente não conseguir tempo de iniciar.
E isso engloba mais organização, o que resulta também em mais tempo para cuidar de você, seja com skincare, exercícios físicos, vendo filmes ou lendo seus livros preferidos, o que contribui ainda para a saúde física e mental.
“A alta produtividade está diretamente relacionada a nossa saúde e não tem como mantermos uma rotina produtiva se não estivermos saudáveis. Todos os hábitos que nos afastam de uma vida saudável, nos afasta da alta performance – como ter um sono irregular, consumo excessivo de álcool, sedentarismo, estresse, falta de um hobby e trabalho excessivo.”
Como dica para ter mais equilíbrio na rotina, Larissa indica tentar meditar, comer bem, ter um sono de qualidade, praticar atividades físicas com regularidade, beber água e ser otimista. “Você pode achar bobagem ou até que não existe relação entre produtividade e saúde, mas faça o teste e depois me conte!”, completa.
Produtividade no trabalho: métodos de organização
Já que um dos principais locais em que precisamos ter produtividade é no trabalho, questionamos Larissa a respeito de como organizar melhor a agenda sem que nenhuma atividade essencial seja prejudicada.
“Se você for uma pessoa que precisa fazer muitas reuniões e priorizar atividades, talvez o método MIT possa salvar seu dia. Most Important Task (MIT) ou Tarefa Mais Importante é a prática de fazer uma lista de tarefas que precisam ser executadas, colocando as 3 principais no topo. O objetivo é resolvê-las antes das 11h da manhã.”
“Tirando o que é mais crítico da frente, você terá inspiração para entregar as demais atividades e sentirá menos pressão também.”, garante.
E como conciliar os estudos com o trabalho?
Se apenas trabalhar já consome horas do nosso dia, quando combinamos com a faculdade ou outros cursos, a sensação é de não sobrar tempo algum para nós, deixando muitas vezes até mesmo o sono comprometido.
Sendo assim, perguntamos para Larissa como seria a maneira mais correta de tentar separar essas tarefas e ela comenta que, quando temos atividades de diferentes naturezas ou assuntos para serem entregues, o ideal é resolver primeiro o problema que mais irá consumir sua energia, o que requer maior esforço mental.
“Eu poderia dizer aqui que basta separar as coisas na sua cabeça, mas a gente sabe que não é assim. Temos um só cérebro e se engana quem acredita que aqui dentro tudo funciona de maneira desassociada. Mais uma vez, o MIT poderá te ajudar bastante.”
Estou de home office. E agora?
“O home office é uma realidade nova para muitos de nós. Certos dias nos pegamos trabalhando muito mais do que deveríamos, já em outros, buscamos inspiração dos céus para entregar tarefas simples”, comenta Larissa.
Falando também sobre manter a constância e a saúde mental, ela recomenda estipular pequenos objetivos ao longo do dia: “por exemplo, se você precisa entregar um relatório importante, estime quanto tempo você levaria para executar essa atividade (se for algo muito grande, quebre em pequenos ‘entregáveis’).”
E ela dá ainda mais conselhos: “desligue o celular, feche as abas que possam te distrair no computador e se proponha a desenvolver a atividade no tempo estimado. Após concluir, se dê algum ‘presente’ – 15 minutos na sacada tomando ar puro, assistir 1 vídeo no YouTube ou brincar com seus pets por 10 minutinhos.”
“Esse método é uma variação do modelo POMODORO. Caso tenha se interessado, existe bastante material na internet falando sobre o assunto.”, completa.
Quando o lazer e home office se misturam
Ao trabalhar de home office, o conforto de não precisar se locomover até o escritório todos os dias é indiscutível, mas essa praticidade também pode acabar interferindo no nosso lazer.
Assim, Larissa aconselha ter sempre um cronograma em mãos. “Organize sua semana sempre aos domingos, defina o que você vai fazer e em qual janela de tempo. Por exemplo: Às segundas-feiras, das 07h às 08h vou praticar pilates, das 08h às 08h45 vou tomar banho e tomar café, das 08h45 às 10h irei iniciar minha rotina de trabalho da manhã.”
“Desenhe sua rotina semanal completa. Assim você só terá que segui-la”, e isso pode ser feito em agendas online, post-its pela parede, cadernos ou agendas de papel, da forma que cada um se sentir mais confortável.
Porém, Larissa destaca um ponto importante, para que você não se esqueça de colocar janelas para fazer “nada”. “É importante ter um tempo livre para descansar os pensamentos. Você será muito mais produtivo se estiver bem disposto. E, após finalizar sua semana, faça uma revisão das tarefas e as redistribua quando for fazer o novo planejamento no domingo.”
Organize também o seu tempo livre
Se nos empenhamos tanto para termos produtividade no trabalho, por que não otimizar o tempo aos fins de semana para aproveitar melhor ainda o período de lazer?
“O melhor jeito de ser realista é construindo uma lista com todas as ideias, projetos, planos e atividades que você precisa ou gostaria de executar. A ideia é que a lista seja bem grande. Nós a chamamos de backlog.”, conta Larissa.
“Com o backlog montado, comece a encaixar suas tarefas no calendário como peças de um quebra-cabeça. Pegue o calendário do mês e distribua algumas atividades do seu backlog ao longo do período escolhido. Lembre-se de levar em conta seu tempo livre (esse tempo livre e seus desejos relacionados a ócio e lazer, devem fazer parte do backlog também).”
“Com esse planejamento e com as dicas que eu já dividi com vocês nos itens acima, ficará muito mais fácil tirar seus planos do papel de maneira organizada, eficiente e sem sobrecarga”, acrescenta.
Mas afinal, por que é tão importante ter um tempo livre?
“Ser uma pessoa produtiva não se resume apenas em produzir muito, mas produzir de maneira inteligente e criativa.”
“Para ser uma pessoa mais criativa, com soluções menos óbvias e otimizadas, é necessário que você tenha um repertório de assuntos e vivências armazenado aí dentro. E é no seu tempo livre que você construirá esse repertório de maneira mais significativa. Pense nesse período como uma etapa do seu processo de se tornar uma pessoa mais produtiva.”
Larissa acrescenta também que cada novo livro que você lê, série que assiste ou um vídeo engraçado que você consome, isso gera potenciais insights que poderão ser utilizados futuramente. “Consuma conteúdos variados no seu tempo livre, reabasteça suas energias, descanse! Tudo isso é parte do exercício.”
Lembre-se: a saúde vem antes de tudo
Depois de conhecer tantas dicas e métodos de uma profissional que de fato os consome, é preciso lembrar do maior conselho de todos: priorizar a saúde física e mental e lembrar que “está tudo bem não conseguir fazer tudo de primeira”, que Larissa afirma ser seu mantra.
E, como dica final, ela conta que não existe um método mágico para tornar as atividades do dia a dia produtivas, mas que “se você souber o valor do seu trabalho, terá mais chances de executá-lo com mais prazer e da melhor maneira possível.”
Agora, que tal separar uma agenda e começar a organizar os seus próximos dias? Com certeza isso poderá transformar a maneira como você executa suas tarefas, sejam elas domésticas, profissionais, para estudos ou lazer.
E, se você gostou desse texto e gostaria de mais dicas sobre produtividade, ou ficou com alguma dúvida, não deixe de nos contar nos comentários.
